5 avantages d’une solution de gestion des impressions, le premier concerne la sécurité !

Les services de gestion des impressions sont des solutions informatiques proposées par les fournisseurs d’impression pour gérer les périphériques d’impression, notamment les scanners, les télécopieurs et les photocopieurs. Ils permettent aux entreprises d’améliorer leur efficacité, leur productivité et la sécurité de leurs informations, généralement en surveillant l’utilisation, en remplaçant les consommables et en répondant aux besoins d’impression quotidiens de l’entreprise. La gestion des impressions offrent plusieurs avantages, dont notamment la sécurité des impressions dans un monde où l’idée et l’innovation sont synonymes d’argent.

  1. Sécurité des impressions et des sécurité du parc imprimantes

28% des responsables informatiques interrogés dans le cadre d’une étude sur l’environnement de travail cherchent à introduire une technologie d’impression sécurisée ou à améliorer d’avantage leur sécurité d’impression. Ce n’est pas une surprise, étant donné le risque toujours présent de vol de propriété intellectuelle et de violations de la sécurité des informations. Alors, comment une solution informatique de gestion des impressions aide-t-elle à atténuer ces menaces ?

Une évaluation de l’impression à l’échelle de l’entreprise fournie avec un service d’impression géré permet d’identifier les risques d’impression et de sécurité IP auxquels votre entreprise est confrontée. Le programme de gestion des impressions contribue à atténuer ces risques grâce à un plan de sécurité d’impression personnalisé. Cela peut inclure la recommandation de procédures de connexion à l’imprimante afin de minimiser le vol de documents dans les bacs de sortie.

Cela pourrait être traduit également par l’installation d’un système d’élimination des déchets et de gestion des documents. Cela pourrait également inclure l’installation d’imprimantes multifonctions avec une fonctionnalité d’effacement automatique du disque dur et des solutions au niveau du réseau pour réduire le risque de récupération d’informations par des pirates.

Et, presque par défaut, le fait d’avoir un seul fournisseur d’impression implémentant une solution de gestion des impressions réduit le nombre de personnes extérieures à votre entreprise ayant accès à vos périphériques en réseau. Cette menace commune pour la sécurité ne peut être sous-estimée.

  1. Gain du temps et amélioration de l’efficacité

Le temps que vos employés consacrent aux tâches liées à l’imprimante peut être frustrant. Le processus d’impression, de numérisation, de copie ou de télécopie de documents sur du matériel ancien ou un logiciel mal configuré n’est que le début. Il faut également prendre en compte le temps passé à réparer les dysfonctionnements de l’appareil et à remplacer les cartouches d’encre et les toners. Un service d’impression géré doit identifier ces problèmes et libérer du temps pour le personnel pour se concentrer sur d’autres choses.

  1. Réduction des coûts et économie d’argent

La maintenance des appareils non connectés à un réseau est plus coûteuse que d’avoir un système automatisé basé sur le cloud pour le faire à grande échelle. Les services de gestion des impressions connectent les périphériques à un système de surveillance pour assurer la livraison juste à temps des toners de remplacement et des entretiens.

Un audit et une évaluation approfondis de l’impression peuvent identifier des pistes d’optimisation du matériel. Après tout, avoir trop d’appareils dispersés dans votre entreprise coûtera plus cher à entretenir et à utiliser de l’espace et de l’électricité. Un expert en impression aura la capacité de calculer le coût réel d’une approche ad hoc et d’identifier les moyens de réaliser des économies.

Dans l’ensemble, il est clair que les économies de coûts associées à un logiciel de gestion des impressions peuvent être significatives par rapport à l’installation et à la maintenance d’une imprimante déconnectée.

  1. Amélioration de la productivité de l’entreprise

Les besoins d’impression de divers services au sein d’une entreprise peuvent varier. Après une évaluation initiale des besoins actuels et futurs d’une société, le fournisseur de solution de gestion des impressions devrait être en mesure de recommander un programme sur mesure pour ces services. Cela peut inclure l’impression à partir d’appareils mobiles ou hors site, par exemple, ou la nécessité d’imprimer des types spéciaux de tailles et de formats de documents que vous utilisez régulièrement.

  1. Une entreprise plus agile

Les entreprises les plus performantes cherchent à améliorer continuellement leurs processus pour rester en tête. Dans une enquête informatique réalisée récemment, il a été démontré que les entreprises qui ont misé sur les projets technologiques en milieu de travail sont les entreprises où l’environnement de travail est le plus adéquat à une meilleure productivité.

Avec les bonnes solutions de services de gestion des impressions, vous pourrez optimiser le flux de travail et ajouter des produits si nécessaire. N’hésitez pas à bénéficier des avantages d’un environnement d’impression optimisé.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *